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| Profesor e investigador Camilo Andrés Micán Rincón, uno de los autores de la investigación. Crédito: Oficina de Comunicaciones Facultad de Ingeniería. |
Como parte de su plan de desarrollo estratégico y organizacional, empresas tanto del sector privado como del público realizan periódicamente proyectos que le apuntan a mejorar su desempeño en las diferentes áreas que las componen. Dichos proyectos están sujetos a peligros de toda índole, entre los que cabría mencionar los de carácter económico y operativos, que ponen en riesgo la obtención de los resultados esperados. Un estudio realizado en la Universidad del Valle amplía el margen de análisis frente a esta problemática, y propone un modelo de análisis pionero en su tipo, cuyos resultados podrían convertirse en la base angular para el análisis del riesgo en los portafolios de proyectos de la industria, a nivel regional y nacional.
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Evaluación del riesgo del portafolio de proyectos, el aspecto a considerar
Cuando una empresa tiene como propósito iniciar un proyecto, tradicionalmente las evaluaciones del riesgo giran alrededor del cumplimiento del cronograma y presupuesto asignado, dejando sin considerar un estadio mucho más complejo y completo, que tiene que ver con analizar los proyectos como iniciativas cuyos objetivos se interrelacionan unos con otros, en donde sus impactos sobre las organizaciones no se pueden ver de forma aislada y que se le denomina como portafolios de proyectos. Dado el bajo nivel de este tipo de evaluación, conocida como “Evaluación del riesgo del portafolio de proyectos” (PPRA, por sus siglas en inglés), el profesor e investigador de la Escuela de Ingeniería Industrial, Camilo Andrés Micán Rincón, llevó a cabo una investigación que buscó determinar cómo los líderes de oficinas de proyectos del sector empresarial del Valle del Cauca, así como otros actores organizacionales relacionados con los proyectos, perciben el “riesgo de un portafolio de proyectos”, y a partir de esto propuso un modelo de evaluación del riesgo aplicado a dichos portafolios. Los resultados fueron presentados en la International Conference on Project Management -ProjMAN-, una de las conferencias de mayor reconocimiento en el área de gestión de proyectos y posteriormente publicados en la revista especializada Procedia Computer Science.
“En el mundo de los proyectos comienzo analizando los riesgos a nivel de proyectos en particular. En la medida que comienzo a acercarme a las organizaciones en el Valle del Cauca, empiezo a reconocer que hay una necesidad más allá de los proyectos, que es la de los portafolios. Es decir: que en ocasiones no es tan importante que el proyecto se atrase, sino que cumpla su fin estratégico, que logre el impacto que quieren las organizaciones”, cuenta el investigador Camilo Andrés Micán Rincón, y añade que la investigación, durante su primera fase, buscó determinar, dentro de un grupo de empresas maduras en aspectos relacionados con bancos de proyectos, lo que significaba el concepto de riesgo de un portafolio de proyectos.
Desmenuzando el riesgo: niveles de análisis y meta-red
Según el profesor e investigador Camilo Andrés Micán Rincón, principalmente existen tres dimensiones principales a la hora de analizar un proyecto: el alcance que tendrán los resultados de este, el tiempo que tomará y el costo asociado a dichas actividades. En este punto de análisis, denominado “niveles de proyecto”, la preocupación radica en la correcta ejecución de este, para lo cual interviene una adecuada planeación. “De manera que esta sea lo más cercana a la realidad: que el presupuesto sea suficiente, que el tiempo en que lo planee sea realista y que lo que voy a entregar al final, independiente de lo que sea, lo haga dentro de las características que tiene el entregable”, explica.
Sin embargo, existe un momento en el que los portafolios entran a jugar un papel clave, lo que trae a colación un análisis superior, los “niveles de portafolio”. “Si el propósito es planear y ejecutar bien los proyectos, la visión del portafolio es realizar los proyectos que resultan necesarios para este fin. Porque, a nivel de proyectos, por ejemplo, si yo construyo un edificio de cinco pisos para salones, y resulta que lo que realmente se requería era un piso de laboratorios o un piso de salones inteligentes, resulta que al final hice muy bien el proyecto, pero no hice el que era necesario”, explica el profesor e investigador Camilo Andrés Micán Rincón.
Este segundo nivel tiene el objetivo de seleccionar cuáles son los proyectos que, en conjunto, se traducen en mayores beneficios para la organización o empresa que lo esté analizando. Luego de la evaluación de cada uno, se inicia un proceso de integración, donde se evidencian los puntos en común de unos con otros, y su injerencia en la obtención exitosa de los objetivos a nivel macro.
Para la investigación, se utilizó un enfoque de meta-red (MNA, por sus siglas en inglés), compuesta por una primera parte centrada con la relación entre los proyectos como tal, además de otras que daban cuenta de la relación entre los entregables del proyecto, en una escala más específica de los mismos. La convivencia de estas múltiples conexiones es la que le da el nombre a la metodología de análisis escogida. “En ese sentido, 1 o 2 proyectos pueden ayudar a hacer un entregable grande. Y un proyecto puede participar, a su vez, del entregable 1 y el 2. Y también en el entregable 2 pueden participar otros proyectos. Las redes se conectan entre ellas, los proyectos entre estos y, de igual forma, los entregables”, explica el profesor e investigador Camilo Andrés Micán Rincón, y añade que, además, existe una red adicional, de objetivos estratégicos, que no son independientes del proceso que se crea en la anterior. “El objetivo estratégico 1 tiene relación con el 2 y el 3, y los entregables de los proyectos proveen resultados para esos objetivos. Además, existen los factores de riesgo, que también interactúan entre ellos”.
La relación entre la red de proyectos, una red de entregables, una red de objetivos estratégicos y una red de riesgos motivó a la investigación a plantear su análisis por medio de un enfoque de meta-redes, partiendo de la idea de que estas conexiones representaban a su vez un ciclo en común, que permitía una visión más global del riesgo para los portafolios de proyectos.
El caso de estudio: la validación de un modelo innovador
Esta investigación, que inició en el marco de los estudios doctorales del profesor Camilo Andrés Micán Rincón en la Universidad de Universidad de Minho, Portugal, en compañía de las profesoras e investigadoras Maria Madalena Teixeira Araújo de la Universidad de Minho y Gabriela Fernandes de la Universidad de Coimbra, lleva hasta la fecha más de 4 años y partió de una primera fase, dedicada a la lectura del estado del arte en relación con los portafolios de proyectos y la manera de evaluar sus riesgos. Dicha exploración le permitió establecer que, si bien existe una basta literatura especializada que aborda los riesgos de los proyectos o el riesgo financiero de las empresas como tal, había muy poca claridad con respecto del riesgo relacionado a los portafolios de proyectos.
Para esta primera parte de la investigación, el profesor e investigador Camilo Andrés Micán Rincón trabajó con alrededor de 27 empresas del Valle del Cauca, específicamente a través de sus oficinas de proyectos, por medio de entrevistas semiestructuradas, compuestas por diferentes bloques que buscaban saber qué era para ellos este tipo de riesgo, cuáles eran sus parámetros de medición, qué elementos se deberían de considerar, en qué punto del proceso de los proyectos debían de ser medidos, y cómo pensaban que sería la manera más adecuada de visualizar dicho riesgo.
“Se entrevistaron 27 líderes de oficinas de proyectos y directores organizacionales, y posteriormente se realizó un análisis de esas entrevistas para determinar la manera en que se veía el riesgo de portafolios de proyectos, y por qué características estaba compuesto”, cuenta el profesor e investigador Camilo Andrés Micán Rincón, y agrega que, una vez obtenida la información, se procedió a utilizar el modelo de meta-redes, dada su idoneidad para la investigación, y se inició el proceso de validación del modelo de análisis, esta vez con la información real de una de las empresas participantes en el proceso anterior.
Partiendo de la premisa de que era necesario establecer los primeros acercamientos con relación a cómo medir los riesgos de los portafolios de proyectos, dada la poca información científica disponible al respecto, el profesor e investigador Camilo Andrés Micán Rincón afirma que los resultados obtenidos fueron satisfactorios: “Lo importante para nosotros fue evidenciar el riesgo del portafolio, que el modelo propuesto representaba la situación de forma adecuada, y por eso fue muy importante hacerlo con datos reales. Para que la empresa confirmara la posibilidad real de que ocurrieran ciertos escenarios de riesgo, y que pudieran tomar decisiones con base en lo que estaba indicando el modelo. Al final la modelación del riesgo es, de alguna manera, modelar el futuro.”
Los resultados obtenidos a través de este ejercicio de análisis, por medio de representación matemática, mostraron que el modelo se propuesto va en buena dirección, pues en él se evidencia la consistencia y representatividad adecuada de la información.
Impacto a futuro para el sector industrial: una herramienta para prever la incertidumbre del futuro
“Yo siento que hay mucha expectativa frente a este tema, mucho camino hacia adelantar. En primer lugar, porque es transversal a cualquier tipo de organización: una universidad, una ONG, un banco, una empresa de manufactura. Todas ellas al final tienen un despliegue estratégico”, dice el profesor e investigador Camilo Andrés Micán Rincón frente al impacto que este tipo de análisis podría acarrear para la industria en el futuro inmediato.
Actualmente, la investigación se encuentra en una fase más amplia, en donde se han integrado nuevos elementos al análisis. Esto supone un trabajo más robusto que el presentado hasta ahora, con la inclusión de visualización de datos, de manera que toda la comunidad científica y del sector industrial sepa los adelantos que en materia de evaluación del riesgo de portafolios de proyectos se está llevando a cabo.
Si le interesa contactar al investigador o conocer más sobre la investigación, escriba a la Oficina de Comunicaciones Facultad de Ingeniería: comunicaingenieria@correounivalle.edu.co.
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