La importancia de una buena Gerencia de Proyectos para hospitales públicos: el caso de la E.S.E. Hospital Local de Candelaria

Juan Sebastián Cortés Delgado, estudiante de Maestría en Gerencia de Proyectos, Crédito: Édgar Bejarano, Oficina de Comunicaciones, Facultad de Ingeniería.

En Colombia, diversas instituciones públicas prestadoras de servicios de salud enfrentan una crisis prolongada que ha deteriorado significativamente la calidad y el acceso de las comunidades que requieren ser atendidas. Esta crisis se atribuye, en gran medida, al bajo porcentaje de ejecución de los proyectos institucionales, que no alcanza el mínimo requerido por la normativa vigente. La ineficiencia en la gestión de estos proyectos no solo limita la capacidad de respuesta ante las necesidades de la población, sino que también incrementa el riesgo de intervención por parte de la Superintendencia Nacional de Salud y/o el Ministerio de Salud y Protección Social, derivando en un posible cierre definitivo de estas instituciones. 

Ante el riesgo que representa para las poblaciones aledañas, una investigación abre la puerta a un nuevo enfoque que busca utilizar conocimientos y metodologías propias de la ingeniería industrial para mejorar los procesos internos de las E.S.E., con el objetivo de garantizar el cumplimiento de todos los proyectos institucionales y prevenir posibles escenarios de cierre en el futuro. 

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La importancia de una buena gerencia de proyectos al interior de una E.S.E. 

Las problemáticas que tienen en jaque a instituciones prestadoras de salud adscritas al Sistema General de Seguridad Social en Salud, conocidas como Empresas Sociales del Estado (E.S.E.), a menudo van más allá de sus limitaciones financieras. La falta de una metodología formal y una gestión inadecuada de los proyectos diseñados para asegurar su crecimiento y óptima operación se transforman en obstáculos que impiden un aprovechamiento eficaz de los recursos, resultando en una gestión deficiente y en la prestación ineficaz de sus servicios. 

Para las E.S.E., esta situación representa un arma de doble filo, ya que puede llevar a la intervención de entes de control como SuperSalud y MinSalud, quienes se aseguran de que los proyectos cumplan con los márgenes establecidos por la ley, y si la dificultad persiste, están en la potestad de cerrar dichas instituciones, lo que perjudicaría a la población que depende de los servicios de atención primaria en salud. Un ejemplo es la E.S.E. Hospital Local de Candelaria, que en las últimas vigencias (2021 y 2022) ha tenido una disminución significativa en sus índices de gestión y desempeño institucional, principalmente debido al incumplimiento de proyectos clave dentro del Plan de Desarrollo Institucional, lo que pone en riesgo a las poblaciones del norte del departamento, como Pradera, Florida y Candelaria (municipios que en conjunto suman más de 200.000 habitantes, según las cifras más recientes del DANE), debido a la inminente posibilidad de un cierre definitivo de sus operaciones 

Ante este escenario, el ingeniero industrial Juan Sebastián Cortés Delgado y el Administrador Financiero Javier Armando Salamanca decidieron aunar esfuerzos en un proyecto de investigación que aprovechó sus conocimientos en sus respectivas áreas en pro de una propuesta para mejorar la situación de dicha E.S.E. El proyecto, desarrollado en el marco de la Maestría en Gerencia de Proyectos, ofertado en conjunto por la Facultad de Ciencias de la Administración y la Facultad de Ingeniería de la Universidad del Valle, bajo la dirección del profesor e investigador de la Escuela de Ingeniería Industrial, Camilo Andrés Micán Rincón, se presenta como una hoja de ruta para instituciones que, al igual que las E.S.E., enfrentan dificultades para desarrollar y ejecutar exitosamente sus proyectos. 

“La decisión de embarcarme en la investigación titulada «Propuesta de adaptación metodológica de gerencia de proyectos para la E.S.E. - Hospital Local de Candelaria» se debe a una profunda convicción personal y profesional. Aunque mi experiencia no se encuentre directamente vinculada con el sector de la salud, mi trayectoria en estructuración de proyectos sociales ha consolidado un fuerte compromiso frente al mejoramiento de los procesos que impactan positivamente al bienestar de las comunidades. Aplicar mis conocimientos en gestión de proyectos a un sector  nuevo para mí representa un desafío estimulante. Lejos de ser una desventaja, esto se convierte en una motivación adicional, permitiéndome abordar la investigación con una perspectiva fresca y objetiva, lo cual considero esencial para desarrollar soluciones innovadoras y adaptadas a las necesidades específicas que necesita el hospital”, cuenta el investigador Juan Sebastián Cortés Delgado.  

La elección de esta E.S.E. se debió a la relación cercana de su compañero de investigación, Javier Armando Salamanca, quien pertenece al municipio de Candelaria y trabajó durante una temporada en el hospital, lo que permitió conocer de primera fuente la situación que enfrentaba la institución. “Esta colaboración no solo enriqueció el proyecto, sino que también refuerza mi convicción de que las sinergias interdisciplinarias son esenciales para abordar estos desafíos”, agrega el investigador Cortés Delgado. 

Para Cortés y Salamanca, este proceso ha requerido no solo creatividad y flexibilidad, sino también un análisis riguroso para garantizar que las adaptaciones sean pertinentes y efectivas. L a falta de precedentes claros en este tipo de investigaciones ha significado que gran parte del camino lo hayan tenido que trazar ellos mismos, una circunstancia que, aunque desafiante, ha resultado extremadamente enriquecedora.

Propuesta de hoja de ruta para la gestión de proyectos en E.S.E. 

La investigación reveló hallazgos cruciales que subrayan la urgente necesidad de reestructurar y fortalecer la gestión de proyectos dentro del hospital. Desde el comienzo, evidenciaron que la situación era crítica: en las dos últimas evaluaciones realizadas por el Departamento Administrativo de Gestión Pública, las calificaciones del Hospital Público de Candelaria eran inferiores al promedio par, y en la calificación a la gestión de la gerencia se evidenció que tan solo ejecutó el 70% de sus proyectos institucionales, muy por debajo del 90% requerido por el Ministerio de Salud, lo que generó una profunda preocupación para ellos. 

“A lo largo de la investigación, encontramos que la falta de un enfoque metodológico adaptado a la realidad del hospital era uno de los factores clave que impedían una gestión eficiente. No existía una cultura organizacional de proyectos, y las formas de realizarlos no se ajustaban a las necesidades específicas del hospital ni a los desafíos particulares del sector salud en un contexto local como el de Candelaria. Este desajuste provocó una ejecución ineficiente, una priorización inadecuada de los recursos y, en última instancia, una gestión que no estaba alineada con los objetivos estratégicos establecidos en el Plan de Desarrollo del hospital”, expresa Cortés Delgado. 

La propuesta presentada por los investigadores Cortés Delgado y Salamanca se dividió de la siguiente manera: 

Como primer objetivo, elaboraron un diagnóstico mediante la aplicación de una herramienta de madurez de proyectos, con el fin de revelar el estado actual de los proyectos en la E.S.E. Hospital Local de Candelaria, identificando los puntos críticos en sus áreas de conocimiento para obtener los insumos necesarios que permitieran desarrollar una guía que facilite su mejoramiento. De la investigación efectuada a diferentes fuentes bibliográficas, identificaron que la herramienta OPM3 se utilizaba en todos los artículos investigados y es la seleccionada por muchos expertos en gestión de proyecto. Posteriormente, fue aplicada mediante entrevistas personalizadas a los 16 líderes de proceso de la institución: subgerencia científica, subgerencia administrativa, calidad, jurídica y contratación, servicio de información y atención al usuario, consulta externa, urgencias, hospitalización, promoción y mantenimiento de la salud, gestión clínica, apoyo diagnóstico, talento humano, gestión financiera, ambiente físico, tecnologías de la información y comunicación y gestión de la tecnología. Finalmente se consolidaron los resultados obtenidos, lo que permitió abordar las diferentes metodologías de gerencia de proyectos y determinar la que mejor se ajustara al contexto del hospital. 

“El diagnóstico revela que en el Hospital Local de Candelaria no existe una cultura organizacional que promueva la gestión de proyectos, y al analizar los resultados se reveló que las deficiencias no se trataban únicamente de anomalías puntuales, sino que son síntomas de proyectos que carecían de herramientas y técnicas necesarias para garantizar su ejecución. Además, el nivel de implementación o de madurez en gestión de proyectos en los procesos de la institución es básico, con una calificación promedio  de 32,25,  lo que indica que la entidad tiene una comprensión limitada de la gestión de proyectos y carece de una metodología clara y estructurada para desarrollar dicha gestión. Esto es validado por cada uno de los líderes de proceso, quienes expresaron que no existe normalización de los procedimientos relacionados con los proyectos, lo que dificulta la estandarización de los mismos. Por ende, la medición, el control y el mejoramiento continuo no se efectúan según lineamientos establecidos sino que se realizan según el criterio de cada coordinador, o en su defecto no se realizan”, cuenta el investigador Cortés Delgado.  

“Esta carencia se traduce en procesos inconsistentes que difícilmente se alinean con los objetivos estratégicos de la institución, lo que genera baja eficiencia y productividad, problemas de comunicación, insuficiente generación de valor, ausencia de innovación, dependencia excesiva de individuos clave, suboptimización de resultados e insatisfacción entre los grupos de interés, entre otros problemas. Además, los porcentajes de implementación en las áreas de conocimiento y los facilitadores organizacionales son bajos en comparación con los estándares máximos de calificación, lo que indica que la institución necesita un esfuerzo significativo para desarrollar una metodología de gestión de proyectos y mejoramiento de procesos que garantice un mayor nivel de madurez organizacional. Teniendo en cuenta las áreas de conocimiento y los facilitadores organizacionales evaluados, es necesario desarrollar una guía metodológica que aborde aquellos factores con implementación deficiente, con el fin de elevar el nivel de madurez en la gestión de proyectos y asegurar su cumplimiento”, complementa el investigador Salamanca.  

En el diagnóstico anteriormente planteado a la entidad, se reveló un nivel de madurez débil en lo relacionado con la gerencia de proyectos, evidenciando la necesidad de implementar una metodología robusta que facilite la planeación, ejecución, seguimiento y cierre de los proyectos de manera sistemática y controlada. 

Por este motivo, como segundo objetivo los investigadores abordaron el diseño de una guía metodológica de gerencia de proyectos basada en los resultados obtenidos para la institución en mención.  

“Después de detectar los aspectos críticos y reconocer el nivel bajo en la gestión y administración de proyectos, se procedió a analizar la metodología presentada en la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos – PMBOK, y de esta manera adaptarla y aplicarla a los procesos de la Empresa Social del Estado Hospital Local de Candelaria. La Guía PMBOK sirvió como cimiento para la creación de una metodología específica de gestión de proyectos para la entidad, basada a su vez en el Estándar para la Dirección de Proyectos del Instituto Nacional de Normalización de los Estados Unidos (ANSI). Este estándar constituye una referencia fundamental para la dirección de proyectos, dado que las prácticas relacionadas con la gestión y la administración de proyectos deben ser adaptadas a las necesidades de la institución y ponerlas en marcha para obtener los resultados que ofrecen dichos estándares. En esta guía se organizan herramientas y técnicas que, según su propósito, proporcionan lineamientos de alto nivel para la gestión de proyectos desde múltiples perspectivas resaltando la importancia de apropiar la información a las necesidades y particularidades de cada proyecto”, explica Cortés Delgado.  

Para el desarrollo de la guía, se priorizaron 4 áreas de conocimiento: gestión de la integración, gestión del alcance, gestión del tiempo y gestión de los costos, que deben ser abordadas inicialmente considerando que la institución, al tener un nivel de madurez bajo, no está en las condiciones para adaptar la totalidad de áreas de conocimiento y facilitadores organizacionales que plantea la herramienta OPM3.  “Estas áreas fueron seleccionadas porque son necesarias para establecer una base sólida en la gestión de proyectos, y su implementación inicial es crucial para el desarrollo de las capacidades avanzadas de los servicios del Hospital”, aclara el investigador Salamanca.  

“La creación de una guía metodológica adaptada a los procesos específicos del hospital está permitiendo estandarizar y mejorar la gestión de proyectos. Esto no solo está alineando las actividades del hospital con sus objetivos estratégicos, sino que también está asegurando que los proyectos se ejecuten de manera más efectiva y eficiente. La comunidad se beneficiará de proyectos mejor gestionados, que responderán de manera más precisa y oportuna a sus necesidades”, agrega. 

La etapa final de esta investigación consistió en la propuesta del plan de acción por fases, iniciando con el reconocimiento de la gobernabilidad de proyectos de la institución. A partir de este reconocimiento, definieron el alcance del plan de acción, las actividades necesarias para lograrlo, el cronograma de actividades, las áreas responsables, los recursos requeridos para entregar los productos y la identificación de los riesgos asociados a la implementación. 

“En la primera fase, se busca informar y preparar al personal técnico de la E.S.E. sobre el plan de acción, el objetivo central es comunicar a los profesionales, según los roles y funciones establecidos en la metodología. La segunda fase se centra en la comprensión y aplicación de la metodología. Los profesionales se familiarizan con la estructura y el funcionamiento de las herramientas y formatos desarrollados en el proyecto, siguiendo una agenda de reuniones programadas por el líder del proyecto. A medida que avanzan las capacitaciones, los conocimientos adquiridos se aplican en los distintos componentes de la E.S.E., permitiendo a los profesionales integrar estas herramientas en su trabajo diario. La tercera fase es transversal, es decir, que arranca desde la fase uno, ya que se enfoca en el monitoreo y control de la implementación realizada durante el plan de acción. Además, se medirán los índices de mejora en la gestión de proyectos, lo que permitirá ajustar y perfeccionar el enfoque. Estos son los lineamientos, la base que proponemos como plan de acción flexible a cualquier institución prestadora de servicios de salud”, añade el investigador Cortés Delgado. 

Conclusiones y usos posteriores de la guía metodológica 

Para los investigadores Juan Sebastián Cortés Delgado y Javier Armando Salamanca, el diagnóstico detallado de los proyectos institucionales de la E.S.E Hospital Local de Candelaria permitió identificar las principales fortalezas y debilidades de la actual gestión de proyectos al interior de la E.S.E. Los hallazgos obtenidos a través de la herramienta OPM3 reflejaron una comprensión limitada de la gestión de proyectos, evidenciando la ausencia de una metodología clara y estructurada, con procedimientos que no están normalizados, lo que dificulta la estandarización, medición, control y mejora continua de los proyectos. Esta situación subraya la urgencia de adoptar una metodología de gerencia de proyectos que se ajuste a las necesidades y características específicas de la E.S.E. 

La creación de una guía metodológica adaptada responde a la necesidad de dotar al hospital con herramientas y técnicas adecuadas para la gestión de proyectos. Al priorizar áreas de conocimiento esenciales como la gestión de la integración, del alcance, del tiempo y de los costos, se sienta una base sólida para el desarrollo de capacidades avanzadas en la gestión de proyectos, lo que es fundamental para mejorar la eficiencia y eficacia en la institución. Para los investigadores, el desarrollo de esta guía metodológica representa un avance significativo para la E.S.E, al proporcionar una estructura coherente y alineada con los objetivos estratégicos y misionales del hospital. Su implementación no solo facilitará la adopción de buenas prácticas en la gestión de proyectos, sino que también fomentará una cultura organizacional orientada a la mejora continua.  

Finalmente, la propuesta del plan de acción establece una hoja de ruta clara para la adopción de la nueva metodología. “La identificación precisa de productos, la planificación de actividades, la asignación de responsabilidades y recursos, junto con la evaluación de riesgos, aseguran que todos los aspectos del proyecto estén debidamente gestionados. Esta estrategia integral no solo garantiza una implementación ordenada, sino que también refuerza la capacidad de la E.S.E Hospital Local de Candelaria para cumplir con sus metas, alineando sus actividades con sus objetivos estratégicos y, en última instancia, mejorando los servicios ofrecidos a la comunidad”, añade el investigador Cortés Delgado. 

Para el investigador Cortés Delgado, la propuesta desarrollada representa un hito significativo en el campo de la Gerencia de Proyectos, especialmente debido a la falta de literatura existente sobre cómo abordar y superar crisis en instituciones de salud mediante una hoja de ruta clara y estructurada. Además, concluye: " Lo que se observa comúnmente es la solicitud de más recursos económicos, pero, a través de este estudio de caso con la E.S.E. Hospital Local de Candelaria, identificamos que muchos de esos recursos se desperdician por la falta de implementación oportuna y adecuada de los proyectos. En este contexto, nuestra propuesta es innovadora porque no solo establece un camino para cumplir con los objetivos y alcances proyectados, sino que también asegura que los recursos se utilicen de manera eficiente, garantizando su continuidad." 

Si le interesa contactar al estudiante de maestría o conocer más sobre la investigación, escriba a la Oficina de Comunicaciones Facultad de Ingeniería: comunicaingenieria@correounivalle.edu.co.